Sunday, 14 July 2013

So we moved in… and then?

You may wonder what is it like to move into a brand-new restaurant and how do you start organizing yourself when all you see ahead is tasks to be done and people asking you what to do next. Well, in this entry I want to share with you what we have lived this couple of weeks and how are we are managing to keep the boat afloat.

Service team attacking their dining room for the first time
In theory the trick is to meticulously plan every step, although planning in the middle of so much activity is definitely a challenge, and so many things come up every other minute that plans vanish as we make them. For example, the first task to tackle seemed to be cleaning, although with what, where and when was not so easy to determine. Imagine a space still full of all types of workers (plumbers, electricians, aluminum specialists, glass contractors, painters, carpenters, etc.), all busy trying to finish up their jobs; on top of that, picture a restaurant made out of materials that look great but fragile and 50 people eager to jump on them and make them shine. We smelled trouble right away: if we armed our staff with all the cleaning tools we had, we would end up without cleaning tools and with a brand new restaurant seriously damaged. The solution? We got our management to coordinate with all the workers the status of their job, schedule when we could start cleaning and with what products to avoid any damage on the floors, glasses, doors, wood, etc.  Furthermore, we divided the team in smaller groups easier to manage. The next challenge we encountered was realizing that 50 people work pretty fast and jobs were completed faster than it took us to come up with new tasks… 

Briefing about receiving our first orders
A simultaneous challenge was the urgency of getting the office ready. We could no longer work from home as the cleaning and organizing required our full attention so we had to get the office at Cuca operative as soon as possible to start placing our first orders. In Bali every step is an adventure and trust me, to place an order is worth an entire novel.The system we had developed was straight forward: orders to be placed on Mondays, Wednesdays and Fridays from 12 to 2pm and deliveries to be received Tuesdays, Thursdays and Saturdays from 9 to 12pm. We were so naive…Just to give you an idea, we are working with 32 suppliers and each of them has to be contacted through a specific way (some only accept orders via sms, some via the phone, some via email...) and they deliver “when they are nearby”. Fifty per cent of the products we ordered were “indefinitely” out of stock (the suppliers had no idea of when they would be available) and it seems that most prices change daily (depending on the price of petrol, if it is Ramadan or any other seasonal festivity, and some other factors we fail to grasp). To cap it all, most of the suppliers did not understand the names of the products we wanted to order as we were using either the English or the Javanese name (apparently different from the Balinese one) and since our staff was not trained yet on the recipes, they could not help us to find the right translation. 
The "receiving" drama
This process was totally a gamble. We were so afraid about the products we were going to receive… So the moment arrived when the first product was delivered: grapes from Australia. Fantastic. Cuca uses exclusively Indonesian products… We looked at the label in disbelieve and just when we were about to lose it, the magic of Bali took place:  in the midst of our upset explanations to the supplier repeating that, as mentioned when we placed our order, all products delivered had to be local, he, without any bad gesture whatsoever, took the grapes back and said he would come back "some time later" with local grapes. Similar situations took place non-stop during the entire week. I would say that 60% of the suppliers got the product wrong but each of them had no problem taking it back and either bring the right one later or tell us where we could get what we were looking for. Unbelievable. 

So receiving was a major milestone for us:  we learned the local names, confirmed suppliers and get our chillers organized. While placing and receiving orders, we were moving all the equipment and utensils from the store rooms to Cuca to get everything ready for the next step: production. I must say this is a piece of cake for Kevin so, luckily for us, no drama on this field. 
Cooks reviewing production for the day

In the office, once we got over the ordering we focused on communication and human resource matters: keys (there were just everywhere!), phones, air conditioner timers, internet, shifts, staff catering, uniforms, laundry, etc. Hundred little things necessary to get started. Regarding the service, we continue facing challenges as there are still quite a few details to be completed so a final cleaning has not yet been possible. Furthermore, we did not want our furniture to be damaged with the works still taking place so we have not unpacked yet. Fortunately, we are almost done and next week our service team will be able to shine by making our dining room as pretty as we dreamed of. 

I must confess that I feel dizzy when I think of everything ahead of us but looking back I understand that the secret is to take a step at the time. Tomorrow: cocktail production and tasting!
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Quizás os preguntéis sobre la experiencia de mudarse a un restaurante completamente nuevo y cómo se organiza uno cuando lo único que tienes por delante son tareas pendientes y gente preguntándote en qué pueden ayudar. Pues bien, hoy voy a compartir con vosotros este par de semanas y contaros cómo nos las estamos arreglando para salir a flote. 

En teoría el truco es planear minuciosamente cada paso, aunque planear en medio de tanta actividad es definitivamente un reto y los imprevistos que van saliendo a cada minuto no lo hacen más fácil. Estaba claro que la primera tarea tenía que ser la limpieza, aunque con qué, dónde y cuándo, no fue tan fácil de decidir. Imaginaos un especio lleno de todo tipo de trabajadores (fontaneros, electricistas, especialistas en aluminio, proveedores de cristal, pintores, carpinteros, etc.), todos ocupados en terminar sus trabajos; visualizad un restaurante hecho de materiales de construcción preciosos pero extremadamente frágiles y 50 personas deseando lanzarse sobre ellos y limpiarlos hasta que brillen. Enseguida vi venir el resultado: si armábamos a nuestra gente con todas las herramientas de limpieza que teníamos, acabaríamos sin productos de limpieza y con un restaurante nuevo seriamente dañado. ¿La solución? Delegamos en nuestro equipo directivo que coordinaran con los obreros el  progreso de cada tarea pendiente, fijaran fechas para empezar a limpiar cada zona y averiguaran qué productos podíamos usar para evitar daños en el suelo, los cristales, las puertas, la madera, etc. Además dividimos nuestro equipo en grupos más pequeños y más fáciles de organizar.  El éxito fue momentáneo, al poco tiempo nos dimos cuenta de que 50 personas adelantan muchísimo y terminaban cada tarea más rápido de lo que nosotros podíamos pensar en la siguiente...

Al mismo tiempo nos corría muchísima prisa montar la oficina. Ya no podíamos trabajar desde casa porque la limpieza y la organización del restaurante requerían toda nuestra atención así que la oficina en Cuca tenía que estar operativa cuanto antes para poder realizar nuestros primeros pedidos. En Bali cada paso es una aventura y creedme si os digo que podría escribir una novela entera sobre los pedidos a proveedores. El sistema que habíamos desarrollado era muy simple: los pedidos se realizarían los lunes, miércoles y viernes de 12 a 2pm y las entregas los martes, jueves y sábados de 9 a 12pm. Qué ingenuos que éramos… Para que os hagáis una idea, trabajamos con 32 proveedores a los que solo podemos contactar de una forma determinada (a algunos por sms, otros por email y otros solo por teléfono) y las entregas tienen lugar “cuando están por nuestra zona”. El 50% de los productos que pedimos estaban “indefinidamente” agotados (nadie podía decirnos cuándo estarían disponibles) y la mayoría de los precios cambian a diario (dependiendo del precio de la gasolina, de si es Ramadán o cualquier otro tipo de festividad, o de algún otro factor que no llegamos a entender). Para colmo de males, la mayoría de los proveedores no entendían los nombres de los productos que necesitábamos bien porque usábamos el nombre en inglés o en javanés (aparentemente diferente del balinés) y como todavía no habíamos formado a nuestro personal sobre las recetas, no podían ayudarnos a encontrar la traducción adecuada. El proceso fue totalmente una lotería. Estábamos aterrorizados de averiguar lo que íbamos a recibir… Y así llegó el momento de recibir nuestro primer pedido: unas uvas australianas. Genial. Cuca usa exclusivamente productos indonesios… Miramos la etiqueta alucinados y justo cuando estábamos a punto de perder la paciencia, la magia de Bali intervino a nuestro favor: en medio de nuestras agitadas explicaciones al proveedor repitiéndole que tal y como habíamos explicado al realizar el pedido, todos los productos que requeríamos tenían que ser locales, el hombre, sin poner una mala cara ni ninguna pega, empaquetó las uvas y nos dijo que volvería "en algún momento" con uvas locales. Situaciones similares se repitieron a lo largo de la semana. Yo diría que el 60% de los proveedores nos trajo el producto equivocado pero todos y cada uno de ellos acabó volviendo más tarde u otro día con el correcto o al menos nos ayudó a encontrar lo que buscábamos. Increíble. 

La recepción de mercancías fue un gran hito para Cuca: aprendimos los nombres locales, confirmamos proveedores y organizamos las cámaras frigoríficas. Mientras realizábamos pedidos y los recibíamos, fuimos trasladando todos los aparatos y utensilios de los almacenes donde los teníamos a Cuca y lo organizamos todo para estar listos para el siguiente paso: producción. Debo admitir que esto es pan comido para Kevin así que para variar, no hay nada dramático que contar en este campo.

En la oficina, una vez acabamos con los pedidos, nos centramos en las comunicaciones y recursos humanos: las llaves (¡tenemos docenas de ellas!), los teléfonos, el aire acondicionado, internet, los turnos, el catering para los empleados, los uniformes, la lavandería, etc. En cuanto al servicio, continuamos enfrentándonos a retos ya que los obreros todavía tienen que acabar varias cosas así que aún no podemos desempaquetar las sillas, las mesas, las servilletas, etc. Afortunadamente, ya casi han terminado así que la próxima semana nuestro personal de servicio podrá convertir nuestra sala en la preciosidad :) que habíamos diseñado. 

Debo confesar que me mareo de solo pensar en todo lo que tenemos por delante pero mirar hacia atrás me hace entender que el secreto es avanzar pasito a pasito. Mañana: ¡producción y degustación de cócteles para nuestros camareros!

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