Monday, 10 June 2013

Nomad Training

Since 80% of our time now is occupied with our new staff, I guess there is no better topic choice for this post than our staff training.

As in all businesses, the first weeks for new employees are spent learning about their new company and training how to perform the tasks required.  The great challenge in our case is to conduct this training without having a restaurant ready where we could meet all our staff at once and go through all the topics they need to know and master before we open. But as they say, a challenge always gives you an opportunity to be creative and that is what we are doing.

Training at home
The first two weeks with no other space the training had to be held at home so we decided to focus on a small group: our management team. We introduced them to Cuca, the concept, the philosophy, our values, etc. Next step was to start reviewing and developing the systems necessary for everyday operations. Our intention was for the key team to be involved in this step as they need to understand and agree with the structure of the restaurant to be able to genuinely embrace it and explain it to their teams as something they themselves believe in.

Exam at the beach
For the third week we managed to get a small meeting room so we divided all our staff in two groups (kitchen and service) and got our managers to train these two groups on the topics we had previously trained them on. Kitchen trained on Monday and Wednesday and Service on Tuesday and Thursday. They had a day off in between to be able to study what they had learned during the lesson days. Friday was a big day: exams for everyone to make sure they were assimilating the content given. Is it very obvious I have been a teacher before? :) You can’t believe how handy my experience comes in…

Since we did not have a space to put 45 people, we held the exam at the beach (oh Bali…. ) and once the examination was out of the way, we spent some time getting to know each other and teaching our staff techniques to work as a team through funny  games.  A well-deserved break after a week full of theoretical lessons.

The egg toss, one of the games we played to practice team-building
This week we face yet another challenge. Our contractor says we are still one week away from getting in the restaurant so how do we keep our staff motivated to continue learning without being able to practice? Remember that the type of persons working in hospitality are very active people, used to a quite physical job. To keep them sitting down in a room for very long while listening non-stop to someone’s speech will eventually stop being effective so we came out with a new plan for this week: we have rented a function room and set stations all around it. We will divide the class in groups that will rotate from station to station to meet a different leader who will explain one single topic for 30 minutes. When the gong goes off, the group rotates to a new station. In this way participants will be exposed to a new experience every 30 minutes: the space will change, the students will have to physically move, the teacher is different, the topic a new one. The idea is to keep the family awake!

Well, we have plenty of ideas for this week but we really hope we can finally have a restaurant for the next one as we are all eager to move in to our new home!

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Como últimamente dedicamos el 80% de nuestro tiempo a nuestro personal, supongo que no hay mejor tema para este blog que el de la formación.

Como en todos los negocios, cualquier empleado nuevo pasa las primeras semanas asimilando información sobre su nueva empresa y aprendiendo a desempeñar las tareas para las que ha sido contratado. El gran reto en nuestro caso es llevar a cabo esta formación sin tener un restaurante en el que reunir a todo nuestro personal para irles explicando lo que tienen que saber antes de abrir. Pero como ya sabéis, todo reto brinda la oportunidad de ser creativo así que en eso estamos.

Pasamos las primeras dos semanas contando para la formación solo con nuestra casa así que decidimos centrarnos en un grupo pequeño: nuestro equipo directivo. Les presentamos Cuca, el concepto, la filosofía, nuestros valores, etc. El siguiente paso fue revisar y desarrollar los sistemas necesarios para las operaciones diarias. Nuestra intención era que nuestro equipo nuclear participara en este paso porque consideramos que tienen que entender y estar de acuerdo con la estructura del restaurante y aceptarla genuinamente para poder explicársela a sus respectivos equipos como algo en lo que ellos mismos creen.

La tercera semana conseguimos una pequeña sala de reuniones en la que podíamos acoger por lo menos a la mitad de nuestra gente así que los dividimos en cocina y servicio y pusimos al frente de la formación a nuestro personal ejecutivo, que ya había sido formado en bastantes temas. La formación de la cocina tuvo lugar el lunes y el miércoles y la del servicio el martes y el jueves. De esta forma todos tuvieron un día libre entre cada día de clase para poder estudiar lo que habían aprendido en las sesiones. El viernes fue el momento de la verdad: el examen final para asegurarnos de que todo el mundo estaba asimilando el contenido que habíamos impartido. ¿A que es obvio que he sido profesora? No os podéis creer lo útil que me está siendo la experiencia en educación…

Como no teníamos espacio para poner a 45 personas juntas, celebramos el examen en la playa (oh, Bali…) y cuando por fin nos lo quitamos de encima, pasamos el resto del día conociéndonos y enseñando a nuestro personal técnicas de trabajo en equipo a través de juegos muy divertidos. Un merecido descanso después de una semana llena de lecciones teóricas.

Esta semana nos enfrentamos a otro reto más. Nuestro contratista dice que tendremos que esperar una semana más antes de poder usar el restaurante así que ¿cómo nos las vamos a arreglar para mantener a nuestro personal motivado a continuar aprendiendo sin poder poner en práctica lo aprendido? Recordad que el tipo de persona que trabaja en la industria hostelera normalmente es gente muy activa acostumbrada al trabajo físico. Ponerlos a todos sentados en una habitación durante mucho tiempo escuchando a una sola persona hablar pronto deja de ser efectivo así que hemos tenido que idear un plan nuevo para esta semana: hemos alquilado un salón de actos y montado una serie de pequeños puestos. Dividiremos la clase en grupos que irán rotando de un puesto a otro para escuchar a diferentes profesores que contarán con 30 minutos para hablar de un tema. Cuando suene el gong, el grupo rota a un nuevo puesto. De esta forma los participantes estarán expuestos a una experiencia nueva cada 30 minutos: en un lugar diferente al que se desplazarán ellos mismos, con varios profesores y temas constantemente nuevos. ¡El objetivo es mantener a la familia despierta!

En fin, tenemos un montón de ideas para esta semana pero de verdad esperamos tener por fin un restaurante para la próxima porque todos nos morimos de ganas de mudarnos a nuestro nuevo hogar.

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